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採購流程操作手冊
第一章 總則
1.1 目的
本手冊旨在規範公司採購作業流程，確保採購活動的效率、透明度及合規性。本版本（v2.0）針對內控要求強化，下修比價門檻並延長付款週期。
1.2 適用範圍
本手冊適用於公司所有部門的採購活動，包括但不限於：
- 原物料採購
- 設備採購
- 服務採購
- 辦公用品採購
第二章 採購申請
2.1 請購單（PR）作業
請購單（Purchase Request, PR）是採購流程的起點，由需求部門提出。
2.1.1 PR 填寫要點
- 品名規格：詳細描述所需物品的規格、型號
- 數量單位：明確標示數量及計量單位
- 需求日期：合理預估到貨時間
- 預算科目：正確選擇費用歸屬科目
- 附件資料：如有規格書、報價單等請一併附上
2.1.2 PR 簽核流程
| 金額級距 | 簽核層級 |
|---|---|
| < 5,000 | 部門主管 |
| 5,000 - 50,000 | 處級主管 |
| 50,000 - 300,000 | 副總經理 |
| > 300,000 | 總經理 |
2.2 緊急採購
緊急採購需填寫「緊急採購申請單」，並檢附緊急原因證明文件。自 v2.0 起，緊急採購一律須經總經理核准，不再採用並行簽核，以避免內控漏洞。
第三章 採購執行
3.1 採購單（PO）作業
採購單（Purchase Order, PO）是向供應商正式下單的文件。
3.1.1 PO 與 PR 的差別
| 項目 | PR（請購單） | PO（採購單） |
|---|---|---|
| 發起者 | 需求部門 | 採購部門 |
| 用途 | 內部申請 | 對外訂購 |
| 法律效力 | 無 | 具合約性質 |
| 價格 | 預估價 | 確認價 |
3.1.2 供應商選擇原則
- 價格競爭力：透過比價取得最佳價格
- 品質穩定性：供應商需有品質保證能力
- 交期配合度：能配合生產排程需求
- 服務支援：售後服務及技術支援能力
3.2 比價作業
自 v2.0 起，單筆採購金額達 30,000 元以上，原則上需取得三家以上報價（v1.0 原為 50,000 元）。下修門檻以強化成本控管。
第四章 驗收作業
4.1 驗收流程
- 供應商送貨至指定地點
- 倉管人員核對送貨單與 PO
- 品管人員進行品質檢驗
- 驗收合格後辦理入庫
- 將驗收單據送交採購部門
4.2 異常處理
4.2.1 數量短缺
- 與供應商確認實際出貨數量
- 辦理部分驗收或要求補足
4.2.2 品質不符
- 填寫「品質異常通知單」
- 通知供應商處理（換貨/折讓/退貨）
第五章 付款作業
5.1 付款條件
常見付款條件（v2.0 調整）：
- 月結 45 天：當月貨款次次月 15 日前支付（v1.0 原為月結 30 天）
- 月結 60 天：當月貨款隔月底前支付
- 貨到付款：驗收完成後 14 日內支付（v1.0 原為 7 日）
5.2 發票核對
- 核對發票金額與 PO 金額
- 確認統一編號正確
- 檢查發票格式完整性
附錄
常見問題 FAQ
Q1: PR 和 PO 有什麼差別？ A: PR 是內部請購申請，PO 是對外正式採購單。PR 由需求部門發起，經簽核後由採購部門轉為 PO 向供應商下單。
Q2: 庫存不足時該怎麼處理？ A: 應先確認安全庫存水位，評估是否需要緊急採購。如需緊急採購，請填寫緊急採購申請單並說明原因，並依 v2.0 規定取得總經理核准後方可執行。
Q3: 如何查詢採購進度？ A: 登入 ERP 系統，進入「採購管理」模組，可依 PR 單號或 PO 單號查詢進度。
修訂紀錄
| 版本 | 日期 | 修訂內容 | 修訂者 |
|---|---|---|---|
| 1.0 | 2024-01-01 | 初版發行 | 採購部 |
| 1.1 | 2024-06-01 | 更新簽核金額級距 | 採購部 |
| 2.0 | 2026-04-01 | 比價門檻下修至 30,000、月結改 45 天、緊急採購改總經理核准 | 採購部 |